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ATRIUM, con el objetivo de dar cumplimiento a su Sistema Interno de Información implementado – en adelante “el Sistema” o “SII” –, así como a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre las infracciones normativas y de lucha contra la corrupción – en adelante Ley 2/2023 – ha procedido a instaurar un Canal de Información con el objetivo de que todas las personas físicas determinadas dentro del ámbito personal del citado SII puedan comunicar la existencia de incumplimientos o conductas contrarias a las normas contenidas dentro del ámbito material del SII de la organización.
En consecuencia, el objetivo del presente protocolo es regular el funcionamiento el Canal de Información, así como la gestión y tramitación de las comunicaciones que se reciban y de los procedimientos de investigación que deban ser iniciados, en su caso.
Ámbito material
El Canal de Información habilitado en ATRIUM permite las comunicaciones en relación a las materias que a continuación se describen, en cumplimiento de la Ley 2/2023, así como, también, de la Ley 10/2010, de 28 de abril, de Prevención del Blanqueo de Capitales y de la Financiación del Terrorismo, por tener la consideración de sujeto obligado a esta Ley.
Además, el canal se ha habilitado para comunicar todas las cuestiones relacionadas con el Protocolo de Acoso sexual y por razón de sexo implementado por la organización, así como el ejercicio de derechos de las personas interesadas en materia de protección de datos y otros incumplimientos de la materia.
El ámbito material, en consonancia, es el siguiente:
Ámbito personal
La protección contenida en la Ley 2/2023, así como la regulación del presente porotcolo, es de aplicación a los siguientes informantes:
ATRIUM ha establecido, en consonancia con la Ley 2/2023, las siguientes formas de informar:
CANAL PÚBLICO
ATRIUM ha instaurado una herramienta informática on-line, denominada “OVET AUKI” mediante la cual cualquier persona puede acceder a través del siguiente enlace: https://www.ovetauki.com/canal/atriumasesores.
Este canal, cuya gestión está externalizada a los expertos de TARINAS VILADRICH ADVOCATS I PROCURADORS, SLP, permite tanto las comunicaciones anónimas como las confidenciales, a elección del informante.
Funcionamiento y características
El acceso al canal de información se puede realizar desde cualquier dispositivo y a cualquier hora del día, los 365 días del año.
El informante, deberá ir cumplimentando las distintas fases de confección de la comunicación, siguiendo las instrucciones dadas por la propia plataforma, y debiendo describir los hechos de la forma más detallada posible, asi como adjuntar todas las pruebas que se disponga, siempre con el objetivo de facilitar el posterior procedimiento de investigación, en su caso.
En la última fase de la comunicación, el informante deberá elegir, expresamente, si desea que la comunicación realizada tenga un carácter confidencial y, por lo tanto, que se conozca su identidad o, por el contrario, que tenga un carácter anónimo. En el caso de que se elija la opción de carácter anónimo, el informante deberá conservar el código de comunicación generado para poder acceder con posterioridad a la plataforma OVET AUKI y así poder consultar el estado de la comunicación, ponerse en contacto con los gestores del canal o con la organización, etc.
Todo ello, viene debidamente detallado en el Manual de uso del canal de información OVET AUKI.
En caso de dudas o incidencias, pueden dirigirse a los técnicos de la plataforma mediante el correo electrónico soporte@ovetauki.com
CORREO POSTAL
Se podrán enviar comunicaciones por escrito a través del correo postal a la siguiente dirección:
ATRIUM
A la atención de la Sra. Mónica Falcón Rodríguez
(Responsable del Sistema Interno de Información)
CALLE TRIANA 120, PLANTA 7ª. LAS PALMAS DE GRAN CANARIA
Todas las comunicaciones recibidas por correo postal se tratarán garantizando los derechos del informante y la confidencialidad, en el caso de proporcionar una vía de comunicación con el informante se utilizará para notificar el curso de la comunicación o para cualquier otro trámite o cuestión necesaria.
En caso de tratarse de una comunicación contra la persona Responsable del Sistema Interno de Información o que debido a su contenido pudiese dar lugar a un conflicto de interés de dicha persona, se deberá enviar a la atención de la persona suplente determinada anteriormente.
REUNIÓN PRESENCIAL
A solicitud del informante, podrá presentarse mediante una reunión presencial que tendrá lugar en un plazo máximo de 7 días.
En este caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establece el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016.
Asimismo, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción de la conversación.
CANAL EXTERNO
Cualquier persona física podrá informar ante la Autoridad Independiente de Protección al Informante correspondiente.
A la fecha de aprobación de la presente versión del Sistema Interno de Información (V.2025.1) no se encuentra regulado cómo debe realizarse tal comunicación, por lo que ATRIUM se compromete a modificar el presente Anexo tan pronto como se regule la figura del A.A.I., acomodándolo al procedimiento estatal que se establezca al respecto.
REVELACIÓN PÚBLICA
Se entenderá revelación pública la puesta a disposición del público de información sobre acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
Se protegerá a las personas siempre cuando cumpla alguna de las siguientes condiciones:
Las condiciones para acogerse a la protección prevista en el apartado anterior no son exigibles cuando la persona haya revelado información directamente a la prensa de acuerdo con el ejercicio de la libertad de expresión y de información veraz previstas constitucionalmente y en la legislación de desarrollo.
El presente apartado aplica a las comunicaciones recibidas en la organización.
El procedimiento de investigación de las comunicaciones recibidas en la Autoridad Independiente de Protección al Informante queda supeditado al Estatuto de la citada autoridad.
Contenido mínimo de la comunicación
El informante tiene el deber de proporcionar toda la información lo más detallada posible, así como de proporcionar todos los datos y pruebas que disponga, con el fin de facilitar el posible procedimiento de investigación posterior. Asimismo, a fin de poder llevar a cabo dicho procedimiento de investigación, se exige que la comunicación disponga de, como mínimo, la siguiente información:
Procedimiento de recepción, seguimiento e investigación de la comunicación.
Acuse de recibo o justificante de recepción
El informante deberá recibir el acuse de recibo o justificante de recepción de la comunicación en el plazo máximo de 7 días naturales desde su envío.
Lo anterior, aplica en todos los casos de las comunicaciones realizadas a través de la plataforma OVET AUKI y, en los demás casos, en aquellas comunicaciones en las que el informante haya proporcionado un método de contacto.
Filtraje de las comunicaciones recibidas
Los gestores externos del canal de información serán los encargados de realizas el primer filtraje de la comunicación recibida a través de Ovet Auki, con el fin de valorar si (i) el informante se encuentra dentro del ámbito personal del Sistema Interno de Información de ATRIUM y (ii) si la comunicación se encuentra dentro del ámbito material del citado Sistema. En el caso de las comunicaciones anónimas, solamente se filtrará teniendo en cuenta el ámbito material, al hacerse imposible la identificación del informante.
En el caso del resto de comunicaciones recibidas por las otras vías distintas al canal público será la propia organización quien realice el filtraje, pudiendo pedir asesoramiento a expertos en la materia para determinar la admisión o no de la comunicación.
Una vez realizado el primer filtraje, se procederá a:
Procedimiento de investigación
Incoación del expediente
La persona que debe proceder a la incoación del procedimiento de investigación es el Responsable del SII, mediante Acta de inicio del procedimiento de investigación, en la que se deberá adjuntar la información contenida en la comunicación recibida. En la misma Acta, se deberá detallar los motivos por los cuales se admite la comunicación a trámite, y el nivel de verosimilitud que desprende, así como si se considera que se ha realizado, o no, de buena fe.
Asimismo, se deberá analizar la capacidad propia del Responsable del SII para llevar a cabo el procedimiento de investigación o, en su caso, la necesidad de contar con otras personas de la organización o con personas externas expertas, siempre siguiendo el procedimiento que se especifica más adelante en este protocolo, y respetando todas las garantías y la confidencialidad máxima de la comunicación recibida y del informante. De igual forma, en caso de ser necesario, la persona Responsable del SII puede designar a una persona instructora del procedimiento de investigación distinto a ella, ya sea de la propia organización o un externo, siempre respetando las garantías y la confidencialidad.
Por otro lado, se deberán establecer los procedimientos de investigación que permitan la preservación de pruebas y el respeto a los derechos de los trabajadores. Estas actuaciones pueden incluir entrevistas de índole personal con departamentos específicos de la organización o personas implicadas en los hechos comunicados. También se podrá requerir de un profesional para peritar los daños y el delito, siguiendo el procedimiento de invitación de externos que se describe más adelante.
Del mismo modo, se deberá establecer los departamentos o áreas que deberán estar informados de la presente investigación y a qué nivel jerárquico, dependiendo de: (i) el nivel jerárquico y número de posibles personas implicadas y (ii) a necesidad de involucrar a otros departamentos.
Finalmente, se deberá valorar la necesidad de informar al órgano de gobierno de la organización sobre la investigación realizada, dependiendo si éste puede verse involucrado en el proceso o poder llevar posibles represalias que, en todo caso, se deben evitar.
Plazo máximo de resolución
El plazo máximo de resolución del procedimiento de investigación, contando a partir de la notificación de recepción de la comunicación, son los siguientes:
Invitación de personas externas al procedimiento de investigación
Como se ha comentado anteriormente, el Responsable del SII deberá analizar la comunicación recibida y justificar si se deben invitar personas externas al procedimiento de investigación para asegurar su éxito. Alguno de los motivos por los que se pueden invitar a personas externas, pueden ser:
Para invitar a personas externas al procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá levantar Acta justificando los motivos, y la/s persona/s externa/s deberán firmar la declaración de ausencia de conflictos de intereses – adjunta al presente protocolo como Anexo I – y el correspondiente acuerdo de confidencialidad – adjunto al presente protocolo como Anexo II –.
Resolución del expediente y notificación
Finalizado el procedimiento de investigación, el Responsable del SII deberá:
Las posibles resoluciones que puede tener el procedimiento de investigación son las siguientes:
Se puede dar el archivo de la comunicación, después de haber realizado el procedimiento de investigación, por numerosos motivos, por ejemplo:
En aquellos casos en que se haya podido comprobar que se trata de hechos, verosímiles, que puedan constituir cualquier clase de delito tipificado en el Código Penal español vigente, se deberá elevar la comunicación de forma inmediata al Ministerio Fiscal.
De igual forma, en aquellos casos en que el Responsable del SII lo considere pertinente, deberá elevar la comunicación a la autoridad competente.
En aquellos casos en que se pruebe que los hechos de la comunicación efectivamente han ocurrido, se deberá proceder a aplicar solución. Puede ser que no sean constitutivos de actos ilícitos o que se trate de conductas leves, procediendo a su resolución inmediata. En el caso de que no se pueda aplicar una resolución inmediata, se deberá planificar la misma, determinando un plazo concreto para ello y desarrollando la solución que se aplicará. De igual forma, se deberá valorar la posible sanción a la/s persona/s que hayan realizado los hechos objeto de sanción, todo ello de forma motivada y expresa.
Se deberá informar de buena fe y se garantizará que el informante no sea objeto de represalias. Asimismo, con la finalidad de asegurar que ninguna persona que informe de buena fe un hecho presuntamente ilícito sea objeto de represalias, todas las comunicaciones irán siempre dirigidas al Responsable del Sistema. No obstante, en caso de que la persona objeto de la comunicación sea el propio Responsable del Sistema, la comunicación se podrá dirigir a Don Oliver Trujillo Paz a la dirección Otrujillo@atriumasesores.com, quien asumirá el rol de Responsable del SII solamente por lo que refiere al procedimiento de investigación de la comunicación en cuestión, debiendo respetar todo lo establecido en el presente protocolo.
La identidad del informante permanecerá anónima o confidencial, a elección del informante, o a excepción de consentimiento por parte de este para dar a conocer su identidad. Asimismo, la identidad del informante, en todo caso, se tratará de forma confidencial. En este sentido, el Responsable del Sistema no facilitará la identidad del informante bajo ningún concepto exceptuando – en caso absolutamente imprescindible – a las personas externas (o internas) que puedan formar parte del procedimiento de investigación debiendo, previamente, firmar el correspondiente acuerdo de confidencialidad anexo al presente protocolo.
Asimismo, la identidad del informante solo podrá ser revelada por requerimiento judicial, proporcionando la identidad al Juez, Fiscal, Policía o autoridad administrativa competente para que traslade el resultado de la investigación realizada.
La/s persona/s objeto de la comunicación recibida – es decir, la/s persona/s a la/s que se le/s atribuye los hechos descritos en la comunicación – podrá/n ejercer el derecho de acceso, no estando incluido en el citado derecho la revelación de datos de identificación del informante.
No se sancionará ni se tomará represalias contra una persona por formular una comunicación, siempre que se haya realizado de buena fe.
La Ley 2/2023, en su Título VI, establece las directrices del tratamiento de los datos latos personales que se derivan de la aplicación de Ley 2/2023, siendo que dicho tratamiento de los datos se regirá por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales. Esto es: informar sobre el tratamiento de los datos y el ejercicio de derechos, la licitud del tratamiento, Asimismo, nadie obtendrá datos que permita identificar al informante y se deberá contar con las medidas técnicas y organizativas necesarias para preservar la identidad y garantizar la confidencialidad y/o anonimato, en su caso, de los datos de las personas afectadas.
Por otro lado, en el artículo 32 se recoge el tratamiento de datos personales en el Sistema Interno de Información, concretamente hay que tener en cuenta que el acceso a los datos del Sistema Interno de Información queda limitado según las responsabilidades y competencias a:
Finalmente, se deberá incluir en el Registro de Actividad de Tratamiento conforme lo establecido en el artículo 30 de la RGPD.
Responsable del Tratamiento:
|
DENOMINACIÓN SOCIAL |
ATRIUM |
|
NIF |
B-35783703 |
|
UBICACIÓN |
Calle Triana 120, Planta 7ª. Las Palmas de Gran Canaria |
Finalidad. Gestionar los datos del interesado con el fin de poder tramitar y gestionar la denuncia interpuesta mediante el canal habilitado,
Legitimación.
Transferencias Internacionales de Datos. No se realizan Transferencia Internacionales de datos a terceros países fuera de la Unión Europea.
Comunicación de datos: Será lícito el tratamiento de los datos por otras personas, o incluso su comunicación a terceros, cuando resulte necesario para la adopción de medidas correctoras en la entidad o la tramitación de los procedimientos sancionadores o penales que, en su caso, procedan.
Conservación de Datos. Los datos que sean objeto de tratamiento podrán conservarse en el sistema de informaciones únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la procedencia de iniciar una investigación sobre los hechos informados. Si se acreditara que la información facilitada o parte de ella no es veraz, deberá procederse a su inmediata supresión desde el momento en que se tenga constancia de dicha circunstancia, salvo que dicha falta de veracidad pueda constituir un ilícito penal, en cuyo caso se guardará la información por el tiempo necesario durante el que se tramite el procedimiento judicial. En todo caso, transcurridos tres meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema. Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.
Derechos de los interesados. El interesado que podrá ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión (Derecho al olvido), limitación de los datos, portabilidad de los datos y oposición, enviando un escrito a https://www.ovetauki.com/canal/atriumasesores así como, presentar una reclamación ante la Autoridad de Control competente en materia de protección de datos (en la actualidad la Agencia Española de Protección de Datos) en el supuesto que no obtenga una respuesta satisfactoria y desee formular una reclamación u obtener más información al respecto de cualquier de estos derechos.
Para poder garantizar los derechos de los destinatarios del presente protocolo, así como que los mismos conozcan sus obligaciones, se debe proveer información previa, precisa e inequívoca a los miembros de ATRIUM sobre la existencia este protocolo.
Se establece la obligación de informar de la existencia y acceso al canal de información mediante, como mínimo, la publicación en la página web.
El Responsable del Sistema deberá coordinar y controlar las acciones de comunicación y formación necesarias para asegurar que todas las personas que tienen relación con ATRIUM conozcan su existencia y su forma de operar.
EL Órgano de Gobierno de ATRIUM aprueba el presente protocolo del Canal de Información, siendo la Versión V.2025.1 mediante Acta de fecha 17/11/2025.
Anexo I – DECLARACIÓN DE AUSENCIA DE CONFLICTOS DE INTERESES (DACI)
La persona Responsable del Sistema Interno de Información de ATRIUM, como instructora del procedimiento de investigación de la comunicación recibida con número de expediente XXXXXXXX y código de comunicación XXXXXXX, invita a XXXXXXX, mayor de edad, con DNI nº XXXXXXXXXXX a formar parte del proceso de investigación citado por los siguientes motivos:
1.
2.
3.
Don/Doña xxxxxxxxxxxxxxxxx, habiendo sido informado de la invitación y de los hechos del caso, declara:
Primero. Estar informado de lo siguiente:
Que el artículo 61.3 «Conflicto de intereses», del Reglamento (UE, Euratom) 2018/1046 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 18 de julio (Reglamento financiero de la UE) establece que «existirá conflicto de intereses cuando el ejercicio imparcial y objetivo de las funciones se vea comprometido por razones familiares, afectivas, de afinidad política o nacional, de interés económico o por cualquier motivo directo o indirecto de interés personal.»
Segundo. Que no se encuentra incurso en ninguna situación que se pueda calificar de conflicto de intereses, en relación con las actuaciones que derivan de sus funciones, así como en relación con el propio cargo que ocupa en ATRIUM, como:
Tercero. Que su función como "xxxxxxxx" con las siguientes responsabilidades atribuidas:
1.
2.
No dificulta, ni entorpece en modo alguno, la resolución a la investigación abierta ni interfiere negativamente al respecto.
Cuarto. Que, en caso de darse alguna situación de conflicto de interés, ya sea en general por las funciones y el cargo que está ejerciendo, como en particular por alguna actuación en concreto, se compromete a poner en conocimiento del Responsable del Sistema, sin dilación, cualquier situación de conflicto de intereses que se dé o pudiera dar lugar. En concreto, se compromete a poner en conocimiento de la citada responsable, de manera expresa:
Quinto. Que conoce que una declaración de ausencia de conflicto de intereses que se demuestre que sea falsa, comportará las consecuencias disciplinarias/administrativas/judiciales que establezca la normativa aplicable vigente en ese momento.
Y por la presente, firma en fecha xxx de xxx de 202x.
Xxxxxxxxxxxxx
Anexo II – ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD
De una parte, [entidad], con domicilio [dirección], y, provista de Número de Identificación Fiscal (NIF) [número], representada en este acto por [responsable SII] mayor de edad, con DNI [indicar] (en adelante “Parte Emisora”)
Y, de otra parte, [indicar], con domicilio en [indicar] y, provista de Número de Identificación Fiscal (NIF) [indicar] representada en este acto por [indicar] mayor de edad, con DNI [indicar], (en adelante “Parte Receptora”)
Se reconocen ambas Partes con capacidad legal suficiente y poder bastante para este acto y, a tal efecto
EXPONEN
Las obligaciones de confidencialidad exigibles a la “Parte Receptora” no se aplicarán a aquella información que:
CLÁUSULAS
PRIMERA. - Responsabilidades:
La “Parte Receptora” se compromete a:
La parte receptora de la información confidencial será responsable de la custodia de la misma y de cuantas copias pudiera tener, suministrada por la otra parte, en orden a su tratamiento como confidencial, secreta y restringida.
SEGUNDA.- Incumplimiento
Ambas Partes reconocen que cualquier divulgación y uso no autorizado de la Información Confidencial puede causar daños y perjuicios a la Parte Emisora que pueden resultar de difícil cuantificación. Por ello, las Partes acuerdan que la Parte Emisora tendrá derecho a reclamar ante los tribunales competentes y a obtener de la otra Parte una indemnización por los daños y perjuicios que tal divulgación y uso no autorizado le hayan generado.
TERCERA.- Protección de datos
La “Parte Receptora” reconoce que la vigente legislación sobre protección de datos establece una serie de obligaciones en el tratamiento de datos de carácter personal, entre ellas, la prohibición de realizar cesiones o comunicaciones de datos sin el previo consentimiento, expreso e inequívoco de la “Parte Emisora”. Asimismo, se compromete a adoptar las medidas jurídicas, técnicas y organizativas según lo establecido en el artículo 32 de RGPD.
En el supuesto de que la prestación de los servicios del presente acuerdo requiera el acceso por parte de la “Parte Receptora”, a datos de carácter personal de los que es responsable la “Parte Emisora”, la “Parte Receptora” cumplirá con lo dispuesto en el artículo 28 del RGPD:
Pondrá a disposición de la “Parte Emisora” toda la información necesaria para demostrar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en el artículo 28 del RGPD, así como para permitir y contribuir a la realización de auditorías, incluidas inspecciones, por parte de la “Parte Emisora” o de otro auditor autorizado por dicho responsable. El alcance de estas inspecciones o auditorías se limitará a los datos tratados por cuenta de la “Parte Emisora”, será necesario preavisar a la “Parte Receptora” con una antelación mínima de 3 semanas y el coste de las mismas irá a cargo de la “Parte Emisora.
CUARTA.– Duración
El presente acuerdo entra en vigor el día de su firma, y abarca cualquier información confidencial que con anterioridad ya se hubieran facilitado las partes. El acuerdo se mantendrá en vigor respecto a la información confidencial hasta que ésta deje de serlo según lo expuesto en el punto IV del Exponen, con independencia de que las relaciones comerciales entre las partes hayan terminado.
QUINTA.– Causas de resolución
El presente Acuerdo podrá resolverse, además de por cualesquiera de las causas previstas en la legislación vigente que resulten de aplicación, por las enunciadas a continuación:
SEXTA. - Designación de fuero.
Para la interpretación y resolución de los conflictos que pudiera surgir entre las Partes por cualquier discrepancia, cuestión o reclamación resultantes de la ejecución o interpretación del presente contrato, las Partes acuerdan intentar solucionar sus controversias a través de la mediación de un representante debidamente designado.
En todo caso, para todos los efectos derivados del presente Contrato, las partes se someten expresamente a los Juzgados y Tribunales de Barcelona, renunciando si lo hubiera a su fuero propio.
Y en prueba de su conformidad las partes firman el presente acuerdo por duplicado en el lugar y fecha abajo indicados.
“La Parte Emisora”
[entidad]
“La Parte Receptora”
[indicar]
[1] Solamente en aquellos casos en que se pueda justificar, de forma expresa, por escrito y de forma motivada, la complejidad de la investigación, se podrá extender el plazo por 90 días naturales más.
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